Moeten deelnemers weten dat er wordt opgenomen?

Ja. Meld aan het begin van de vergadering dat Griffel meeluistert en dat de opname na het maken van de notulen wordt verwijderd. Bij openbare vergaderingen is dat meestal al gebruikelijk; bij besloten overleggen is het extra belangrijk.

Past Griffel binnen ons informatiebeveiligingsbeleid?

Griffel verwerkt uitsluitend op Europese servers, bewaart niets na het versturen en levert een verwerkersovereenkomst. Op de pagina Privacy en security staat hoe de verwerking precies werkt. Leg die naast je eigen beleid of de BIO en neem contact op als je aanvullende vragen hebt.

Werkt het in een grote zaal met veel sprekers?

Griffel werkt het best als de telefoon centraal ligt en sprekers elkaar laten uitpraten. Bij een grote zaal met microfoons kun je de telefoon bij de geluidsinstallatie leggen. Test het vooraf in de gratis versie.

Voor overheid en verenigingen

Besluitenlijst klaar voordat de zaal leeg is.

Bestuursvergaderingen, commissies, een ALV: er moet een verslag komen, en het moet kloppen. Griffel neemt op, vraagt door over de besluiten en mailt de notulen. Zonder dat er iets van de vergadering bij een externe partij blijft staan.

Download in deApp Store

Ontdek het opGoogle Play

Gratis te downloaden. 3 meetings per maand, geen creditcard nodig.

Is Griffel geschikt voor overheid, gemeenten en verenigingen?

Griffel is een Nederlandse AI-notulist die geschikt is voor gemeenten, besturen en verenigingen die fysieke vergaderingen notuleren. De app neemt de vergadering op, herkent sprekers, vraagt na afloop door over besluiten, bedragen en verantwoordelijken, en mailt notulen met een actiepuntenlijst. Alle verwerking gebeurt op Europese servers en alles wordt direct na het versturen verwijderd. Bij Business hoort een verwerkersovereenkomst.

Herkenbaar

Waar het nu misgaat

Notuleren is een vaste taak van iemand

De secretaris of griffiemedewerker schrijft mee en werkt uren uit. Bij verenigingen is het vaak een vrijwilliger die er elke keer een avond aan kwijt is.

Besluiten moeten precies zijn

Wat is er exact besloten, met welke stemverhouding, en wie voert het uit? Een verslag dat 'ongeveer' klopt, is bij bestuursbesluiten niet genoeg.

Data mag niet zomaar naar een cloud

Overheid en verenigingen hebben te maken met de AVG, informatiebeveiligingsbeleid en soms de BIO. Amerikaanse tools met opslag in de VS passen daar slecht in.

Waarom Griffel

Wat Griffel anders doet

Doorvragen over besluiten

Griffel vraagt na de vergadering welk voorstel is aangenomen, met welk bedrag en wie het oppakt. Jij bevestigt. Zo klopt de besluitenlijst.

Sprekerherkenning

Griffel herkent wie er spraken, ook met één telefoon op tafel, en stelt namen voor die jij bevestigt.

Verwerking in de EU, niets bewaard

Europese servers, Europese AI. Na het versturen van de notulen worden opname, transcriptie en notulen verwijderd. Er ontstaat geen schaduwarchief bij een leverancier.

Verwerkersovereenkomst inbegrepen

Business levert een verwerkersovereenkomst en gebruikersbeheer, zodat de inzet van AI-notulen ook formeel is geregeld.

Word-export voor het archief

Exporteer de notulen naar Word en archiveer ze in je eigen systeem, volgens je eigen bewaartermijnen.

Geen IT-project

Geen koppeling met het raadsinformatiesysteem nodig, geen installatie op servers. Een telefoon op tafel is genoeg.

Typische meetings

Bestuursvergaderingen en dagelijks bestuur
Commissievergaderingen en werkgroepen
Algemene ledenvergaderingen (ALV) van verenigingen en stichtingen
Overleg met inwoners, wijkraden en belangengroepen
Interne afdelingsoverleggen bij gemeenten en waterschappen

Passend abonnement

Aanbevolen

Business

€15 per gebruiker per maand, exclusief btw, vanaf 3 gebruikers, inclusief verwerkersovereenkomst. Voor grotere organisaties is er Enterprise met staffelkorting en SLA.

Bekijk Business

Veelgestelde vragen

Over Griffel voor overheid, gemeenten en verenigingen

Griffel levert een concept dat je zelf vaststelt. Bij formele vergaderingen blijft een mens verantwoordelijk voor de definitieve notulen. Omdat Griffel doorvraagt over besluiten en verantwoordelijken, is dat concept een stuk vollediger dan een standaard AI-samenvatting.

Verder lezen

Griffel vs Microsoft Copilot

Copilot notuleert Teams-meetings binnen Microsoft 365 en vereist een Copilot-licentie. Griffel notuleert meetings aan tafel, zonder Microsoft-omgeving, met EU-verwerking en zonder opslag.

Griffel vs Otter.ai

Otter is een Amerikaanse tool voor Engelstalige videocalls met een doorzoekbaar archief. Griffel is Nederlands, voor meetings aan tafel, verwerkt in de EU en bewaart niets.

Raadsvergadering of ALV notuleren met AI: zo pak je het aan

Voor gemeenten, besturen en verenigingen: hoe AI-notulen werken bij formele vergaderingen, wat je vooraf regelt en hoe je besluiten correct vastlegt.

Mag je een meeting opnemen op je werk? Dit zegt de AVG

Een meeting opnemen mag vaker dan je denkt, maar niet altijd en niet zomaar. De regels, de uitzonderingen en een praktische checklist.

Notulen maken: een voorbeeld en vaste structuur die altijd werkt

Een vaste structuur voor notulen die je direct kunt gebruiken, met een ingevuld voorbeeld en tips om er minder tijd aan kwijt te zijn.

Probeer je eerste meeting gratis

3 meetings per maand gratis. Geen creditcard nodig.