Mag je een meeting opnemen op je werk? Dit zegt de AVG

Je wilt een meeting opnemen om er later notulen van te maken. Mag dat eigenlijk? Het korte antwoord: als je zelf deelneemt aan het gesprek, mag je het gesprek in de meeste gevallen opnemen. Maar er zit verschil tussen wat strafrechtelijk mag, wat de AVG vraagt en wat netjes is. Dit artikel zet de drie op een rij.

Opnemen als deelnemer: meestal toegestaan

Het Nederlandse strafrecht verbiedt het heimelijk opnemen van gesprekken waar je zelf niet aan deelneemt. Neem je een gesprek op waar je wel aan deelneemt, dan is dat niet strafbaar - ook niet als de andere deelnemers het niet weten. Dat is de reden dat een opname van je eigen meeting juridisch gezien een andere categorie is dan afluisteren.

Maar niet strafbaar is niet hetzelfde als verstandig. Binnen een arbeidsrelatie kan stiekem opnemen worden gezien als schending van goed werknemerschap of goed werkgeverschap, en het kan het vertrouwen in een team flink beschadigen. Bovendien komt er een tweede wet om de hoek kijken zodra je de opname bewaart of verwerkt: de AVG.

Wat de AVG ervan vindt

Een opname van een meeting bevat stemmen, namen en vaak persoonsgegevens van iedereen aan tafel. Zodra je die opname opslaat of laat verwerken - bijvoorbeeld door een AI-notulist - ben je persoonsgegevens aan het verwerken en geldt de AVG. Dat betekent onder meer:

• Je hebt een grondslag nodig, zoals toestemming van de deelnemers of een gerechtvaardigd belang dat je kunt uitleggen.
• Je verwerkt niet meer dan nodig: een opname die alleen dient om notulen te maken, hoeft na het maken van die notulen niet te blijven bestaan.
• Gebruik je een tool, dan is de aanbieder een verwerker. Voor organisaties hoort daar een verwerkersovereenkomst bij.
• Deelnemers hebben rechten, zoals inzage en verwijdering. Hoe korter je bewaart, hoe kleiner dat vraagstuk.

Let ook op waar de verwerking gebeurt. Gaat de audio naar servers buiten de EU, dan gelden er extra eisen voor de doorgifte van persoonsgegevens. Een tool die alles binnen de EU verwerkt, houdt het eenvoudig.

De praktijk: zeg het gewoon

De simpelste route is ook de nette route: vertel aan het begin van de meeting dat er wordt opgenomen om notulen te maken, en vraag of iedereen daarmee akkoord is. Daarmee heb je toestemming, voorkom je gedoe achteraf en wordt de opname een normaal onderdeel van de meeting. Een bijkomend voordeel: als deelnemers zich even voorstellen, kloppen ook de namen in de notulen.

Checklist voor het opnemen van een meeting

• Kondig de opname aan het begin van de meeting aan en noem het doel: notulen.
• Vraag of iedereen akkoord is, en respecteer het als iemand bezwaar heeft.
• Kies een tool die de opname na verwerking verwijdert, zodat er geen archief van gesprekken ontstaat.
• Controleer waar de verwerking gebeurt; binnen de EU is het eenvoudigst.
• Werk je bij een organisatie, regel dan een verwerkersovereenkomst met de aanbieder.

Hoe Griffel hiermee omgaat

Griffel is gebouwd op het principe dat de inhoud van je meeting niet van Griffel is. De opname wordt gebruikt om notulen te maken en wordt direct na het versturen permanent verwijderd, samen met de transcriptie. Alle verwerking gebeurt op Europese servers met Europese AI. Voor organisaties is een verwerkersovereenkomst beschikbaar.