Raadsvergadering of ALV notuleren met AI: zo pak je het aan

Een raadsvergadering, commissievergadering of ALV notuleren met AI werkt goed als je drie dingen regelt: de aanwezigen weten dat er wordt opgenomen, de ruimte en de spreekdiscipline zijn geschikt voor een opname, en iemand controleert de besluiten en stemmingen voordat de notulen worden vastgesteld. AI neemt het schrijfwerk over. Het vaststellen van de notulen blijft mensenwerk.

Formele notulen of een actiepuntenlijst?

Bij een teamoverleg is een korte lijst met besluiten en actiepunten genoeg. Bij een formele vergadering ligt dat anders. De notulen van een gemeenteraad, een bestuursvergadering of een ALV hebben een juridische functie: ze zijn het bewijs van wat is besloten en door wie. Ze worden in de volgende vergadering vastgesteld en soms gepubliceerd. Dat stelt eisen aan de vorm.

Een besluitenlijst is het minimum. Daarin staat per agendapunt welk besluit is genomen, en bij een stemming hoe de stemmen zijn verdeeld. Veel organisaties willen daarnaast een verslag van de beraadslaging: wie welk standpunt innam en welke toezeggingen zijn gedaan. Bepaal vooraf welke vorm je nodig hebt, want dat bepaalt hoe je de AI-notulen gebruikt.

Wat moet er in een besluitenlijst staan?

• Datum, locatie en soort vergadering, plus wie voorzat en wie notuleerde.
• Aanwezigen en afwezigen met bericht. Bij een ALV ook of het quorum gehaald is.
• Per agendapunt het genomen besluit, letterlijk geformuleerd zoals het is voorgelegd.
• Bij een stemming de uitslag: voor, tegen, onthouding. Bij hoofdelijke stemming per persoon.
• Toezeggingen van het bestuur of het college, met naam en termijn.
• Moties en amendementen: ingediend door wie, en aangenomen of verworpen.
• Vaststelling van de notulen van de vorige vergadering, inclusief wijzigingen.

Een vaste structuur helpt hier meer dan bij welke andere meeting ook. Een voorbeeld vind je in notulen maken: een voorbeeld.

Mag je een vergadering opnemen?

Ja, als de aanwezigen het weten. Bij een openbare raadsvergadering is opnemen vaak al staande praktijk, omdat de vergadering wordt uitgezonden. Bij een besloten vergadering, een bestuursvergadering of een ALV meld je het aan het begin: er wordt opgenomen ten behoeve van de notulen, en de opname wordt na het maken van de notulen verwijderd. Zet het bij voorkeur ook op de agenda of in de uitnodiging. Wordt er bezwaar gemaakt, dan bespreek je dat voordat je begint. De algemene regels staan in mag je een meeting opnemen. Twijfel je over je specifieke situatie, bijvoorbeeld bij een vergadering met persoonsgegevens van inwoners of leden, check dan bij je eigen jurist of functionaris gegevensbescherming.

Zo krijg je een bruikbare opname in een grote ruimte

Een raadzaal of verenigingszaal is akoestisch iets anders dan een spreekkamer. Galm, afstand tot de microfoon en mensen die door elkaar praten zijn de drie oorzaken van slechte notulen. Ze zijn alle drie te voorkomen.

• Leg de telefoon in het midden van de tafel, niet bij de voorzitter aan het uiteinde. Bij een grote opstelling: leg hem bij het spreekgestoelte of dicht bij de meest sprekende deelnemers.
• Eén persoon spreekt tegelijk. De voorzitter geeft het woord en noemt de naam van de spreker. Dat is goed vergaderen en het geeft de sprekerherkenning schone input.
• Laat de voorzitter elk besluit en elke stemuitslag hardop samenvatten voordat het volgende agendapunt begint. Dat komt letterlijk in de opname en daarmee in de notulen.
• Zet het koffiezetapparaat en de airco uit als dat kan. Constant achtergrondgeluid is voor een spraakmodel lastiger dan een enkele kuch.
• Laat iedereen zich bij aanvang kort voorstellen, ook als iedereen elkaar kent. Zo koppelt de tool stem aan naam.

Hoe Griffel helpt bij besluiten en stemmingen

Griffel is een Nederlandse AI-notulist voor fysieke vergaderingen. De telefoon ligt op tafel en neemt tot vier uur op, ook zonder bereik. Griffel herkent de verschillende sprekers in de opname. Na afloop hoor je per spreker een kort fragment, Griffel doet een naamsuggestie en jij bevestigt. Daarna stelt Griffel een paar korte vragen over wat onduidelijk was. Bij een formele vergadering zijn dat precies de punten waar het om gaat: is het amendement aangenomen of verworpen, was de termijn voor de toezegging eind dit kwartaal of eind dit jaar, wie heeft de motie ingediend.

Pas na je antwoorden maakt Griffel de notulen en mailt die naar de griffier of secretaris. Met het Pro- of Business-abonnement kun je de notulen als Word-document exporteren en de huisstijl van je organisatie gebruiken. Voor gemeenten en verenigingen is er een aparte pagina: Griffel voor gemeenten en verenigingen.

Wanneer een notulist nog steeds nodig is

AI-notulen zijn een concept. Bij een formele vergadering stelt een mens ze vast: de griffier, de secretaris of de notulist leest ze na, controleert de besluiten tegen de voorstellen zoals die zijn ingediend, en legt ze voor aan de volgende vergadering. Dat is geen beperking van de techniek maar een eis van het proces. Wat verandert, is de tijd die het kost. In plaats van een avond uitwerken vanaf een opname, controleer je een concept waarin de besluiten al staan en de namen al kloppen.

Voor organisaties is één ding nog van belang: de verwerking van de opname gebeurt door een externe partij, en dat vraagt om een verwerkersovereenkomst. Griffel verwerkt alles op Europese servers met Europese AI-modellen en verwijdert de opname, de transcriptie en de notulen direct na het versturen. Voor het Business-abonnement is een verwerkersovereenkomst beschikbaar. Meer daarover op de pagina zakelijk.