Notulen maken: een voorbeeld en vaste structuur die altijd werkt

Goede notulen zijn geen verslag van alles wat er gezegd is. Ze beantwoorden drie vragen: wat is besproken, wat is besloten en wie doet wat, voor wanneer. Met een vaste structuur schrijf je ze sneller en worden ze beter leesbaar. Dit is de structuur die altijd werkt, met een ingevuld voorbeeld.

De vaste structuur

• Kop: onderwerp van de meeting, datum en aanwezigen.
• Per agendapunt: een korte samenvatting van de discussie in twee tot vijf zinnen. Geen letterlijke uitspraken, wel de kern en de overwegingen.
• Besluiten: elk besluit als losse regel, letterlijk en zonder interpretatie. Dit is het belangrijkste onderdeel.
• Actiepunten: per actie een eigenaar en een deadline. Een actiepunt zonder naam of datum is een wens, geen afspraak.
• Volgende meeting: datum en eventueel de agendapunten die zijn doorgeschoven.

Voorbeeld van notulen

Tips die het verschil maken

• Werk notulen direct na de meeting uit. Na een dag is de helft van de context weg, en met de context verdwijnen de details.
• Noteer besluiten tijdens de meeting letterlijk, desnoods als enige aantekening. De rest kun je reconstrueren, besluiten niet.
• Vraag door bij vage afspraken. 'Iemand pakt de offerte op' is geen actiepunt; 'Lisa pakt de offerte op, voor vrijdag' wel.
• Verstuur de notulen dezelfde dag. Hoe eerder ze in de inbox staan, hoe eerder iemand kan corrigeren wat niet klopt.
• Houd het kort. Notulen van één pagina worden gelezen; notulen van vijf pagina's niet.

Of laat het schrijfwerk aan Griffel

Deze structuur is precies wat Griffel automatisch aanhoudt. Je legt je telefoon op tafel, voert de meeting, en Griffel notuleert mee. Na afloop stelt Griffel een paar korte vragen over wat onduidelijk was - zodat besluiten, bedragen en deadlines kloppen - en mailt daarna de notulen met actiepunten naar iedereen. De opname wordt direct verwijderd.