Privacyverklaring

Griffel (griffel.ai) is een Nederlandse dienst die fysieke meetings omzet in notulen. Griffel is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze verklaring staan (KvK 99752433).

Vragen over deze privacyverklaring of over je gegevens? Mail naar contact@griffel.ai.

Griffel is gebouwd op een simpel principe: de inhoud van je meeting is niet van Griffel. De opname, de transcriptie, de verduidelijkingsvragen en de notulen worden alleen gebruikt om jouw notulen te maken. Direct nadat de notulen per e-mail zijn verstuurd, wordt alles permanent van de servers verwijderd.

Er is daarna niets meer om in te zien - niet voor derden, en ook niet voor medewerkers van Griffel. Meeting-inhoud wordt niet opgeslagen in databases, niet gelogd, niet gebruikt voor analytics en niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

Accountgegevens: je e-mailadres en, als je die opgeeft, je naam. Deze zijn nodig om in te loggen en de notulen te versturen.

Meeting-inhoud (tijdelijk): de audio-opname, de transcriptie, de verduidelijkingsvragen met antwoorden en de notulen. Deze bestaan alleen tijdens de verwerking, in afgeschermde opslag, en worden direct na het versturen van de notulen verwijderd.

Ontvangers: de e-mailadressen waar jij de notulen naartoe stuurt. Deze worden alleen gebruikt voor die verzending en direct daarna gewist. Van de bezorging zelf bewaart Griffel alleen technische metadata (zoals verzonden of geweigerd), waarbij het e-mailadres versleuteld (gehasht) is opgeslagen.

Contacten voor autocomplete: e-mailadressen die je zelf opslaat om sneller ontvangers te kiezen. Deze zijn alleen voor jou zichtbaar en niet gekoppeld aan meeting-inhoud.

Betaalgegevens: betalingen lopen via de App Store, Google Play of onze betaalprovider Stripe. Griffel ziet geen creditcard- of rekeninggegevens, alleen de abonnementsstatus.

Gebruiksstatistieken: anonieme statistieken over het gebruik van de app (via PostHog, gehost in de EU) en van deze website (via Vercel Analytics, cookieloos en alleen met jouw toestemming). Hier zit nooit meeting-inhoud in.

Contact en aanmeldingen via de website: laat je je e-mailadres achter of stuur je een bericht, dan gebruikt Griffel dat alleen om je vraag te beantwoorden of je op de hoogte te houden.

Uitvoering van de overeenkomst: het maken en versturen van jouw notulen, je account en je abonnement.

Gerechtvaardigd belang: beveiliging, misbruikpreventie en het technisch laten werken van de dienst.

Toestemming: statistiek-cookies op de website en het gebruik van je e-mailadres voor productupdates. Toestemming kun je altijd intrekken.

De inhoud van je meetings wordt uitsluitend binnen de Europese Unie verwerkt: op servers van Scaleway in Amsterdam en Parijs, met AI-modellen van het Franse Mistral AI. Meeting-inhoud gaat niet naar Amerikaanse clouddiensten of AI-aanbieders en verlaat de EU niet.

Ook accountgegevens en statistieken worden op servers binnen de EU gehost. Alleen voor betalingen via Stripe, de App Store of Google Play kunnen gegevens buiten de EU worden verwerkt; daarvoor gelden de wettelijke waarborgen zoals EU-standaardcontractbepalingen. Meeting-inhoud is daar nooit onderdeel van.

Scaleway (Frankrijk/Nederland): hosting, tijdelijke afgeschermde opslag tijdens verwerking, en het technisch versturen van e-mail. Verwerkt meeting-inhoud alleen tijdens de verwerking.

Mistral AI (Frankrijk): transcriptie van de opname en het opstellen van vragen en notulen. Traint niet op jouw data.

Supabase (EU-hosting): accounts, inloggen en abonnementsgegevens. Ziet nooit meeting-inhoud.

Stripe (betalingen via web) en RevenueCat, Apple App Store en Google Play (mobiele abonnementen): afhandeling van betalingen en abonnementsstatus. Zien nooit meeting-inhoud.

PostHog (EU-hosting): anonieme gebruiksstatistieken van de app.

Expo en Google Firebase Cloud Messaging (Verenigde Staten): bezorging van pushmeldingen, bijvoorbeeld dat je notulen klaar staan. Ontvangen alleen een apparaattoken en de tekst van de melding, nooit meeting-inhoud.

Vercel (websitehosting): hosting van griffel.ai en, alleen met jouw toestemming, cookieloze bezoekstatistieken.

Met alle verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Griffel verkoopt nooit gegevens aan derden.

Meeting-inhoud: verwijderd direct na het versturen van de notulen. Mislukt een verwerking, dan worden achtergebleven bestanden automatisch opgeruimd.

Accountgegevens: bewaard zolang je een account hebt. Verwijder je je account, dan worden je gegevens verwijderd.

Ontvangers van notulen: gewist zodra de bezorging is afgerond; alleen gehashte bezorg-metadata blijft bewaard.

Contact via de website: bewaard zolang dat nodig is om je vraag af te handelen.

Facturatiegegevens: bewaard volgens de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar.

Alle verbindingen zijn versleuteld (TLS). Meeting-inhoud staat tijdens de verwerking in afgeschermde, niet-publieke opslag met strikt gescheiden toegangsrechten per systeemonderdeel: elk onderdeel kan alleen bij wat het nodig heeft.

In logbestanden wordt meeting-inhoud actief geweerd: er worden alleen statussen en technische codes gelogd, nooit wat er in je meeting is gezegd.

Meer over de opzet lees je op de pagina over privacy & security.

griffel.ai gebruikt alleen noodzakelijke opslag en, met jouw toestemming, cookieloze bezoekstatistieken. Er zijn geen advertentie- of trackingcookies. Zie de cookieverklaring voor het volledige overzicht en om je keuze aan te passen.

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering en overdraagbaarheid van je persoonsgegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking. Mail naar contact@griffel.ai en Griffel handelt je verzoek binnen 30 dagen af. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor organisaties is een verwerkersovereenkomst beschikbaar (onderdeel van het Business-abonnement).

Als deze privacyverklaring wijzigt, staat de nieuwe versie op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen word je per e-mail geïnformeerd.