Privacyverklaring

Griffel (griffel.ai) is een Nederlandse dienst die fysieke meetings omzet in notulen. Griffel is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze verklaring staan (KvK 99752433).

Vragen over deze privacyverklaring of over je gegevens? Mail naar contact@griffel.ai.

Griffel is gebouwd op een simpel principe: de inhoud van je meeting is niet van Griffel. De opname, de transcriptie, de verduidelijkingsvragen en de notulen worden alleen gebruikt om jouw notulen te maken. Direct nadat de notulen per e-mail zijn verstuurd, wordt alles permanent van de servers verwijderd.

Er is daarna niets meer om in te zien - niet voor derden, en ook niet voor medewerkers van Griffel. Meeting-inhoud wordt niet opgeslagen in databases, niet gelogd, niet gebruikt voor analytics en niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

Er is één uitzondering op het verwijderen. Markeert de automatische misbruikcontrole van Google een verzoek aan Vertex AI (Google Cloud) als mogelijk misbruik, dan mag Google dat verzoek, met de transcriptie, maximaal 90 dagen in de EU bewaren. Zie Bewaartermijnen hieronder.

Accountgegevens: je e-mailadres en, als je die opgeeft, je naam. Deze zijn nodig om in te loggen en de notulen te versturen.

Meeting-inhoud (tijdelijk): de audio-opname, de transcriptie, de verduidelijkingsvragen met antwoorden en de notulen. Deze bestaan alleen tijdens de verwerking, in afgeschermde opslag, en worden direct na het versturen van de notulen verwijderd. De uitzonderingen staan onder Bewaartermijnen.

Ontvangers: de e-mailadressen waar jij de notulen naartoe stuurt. Deze worden alleen gebruikt voor die verzending en direct daarna gewist. Van de bezorging zelf bewaart Griffel alleen technische metadata (zoals verzonden of geweigerd), waarbij het e-mailadres versleuteld (gehasht) is opgeslagen.

Contacten voor autocomplete: e-mailadressen die je zelf opslaat om sneller ontvangers te kiezen. Deze zijn alleen voor jou zichtbaar en niet gekoppeld aan meeting-inhoud.

Betaalgegevens: betalingen lopen via de App Store, Google Play of onze betaalprovider Stripe. Griffel ziet geen creditcard- of rekeninggegevens, alleen de abonnementsstatus.

Gebruiksstatistieken: anonieme statistieken over het gebruik van de app (via PostHog, gehost in de EU) en van deze website (via Vercel Analytics, cookieloos en alleen met jouw toestemming). Hier zit nooit meeting-inhoud in.

Contact en aanmeldingen via de website: laat je je e-mailadres achter of stuur je een bericht, dan gebruikt Griffel dat alleen om je vraag te beantwoorden of je op de hoogte te houden.

Websitebezoeken van bedrijven: welke pagina's van griffel.ai er vanaf het netwerk van een bedrijf bekeken zijn. Zie Bezoekers van griffel.ai hieronder.

Mobiel nummer voor feedback: alleen als je het zelf achterlaat in de app. Zie Feedback via WhatsApp hieronder.

Studeer je aan Avans Hogeschool, dan krijg je Griffel Pro gratis. Na je eerste notulen vraagt de app één keer of je je mobiele nummer wilt achterlaten. Griffel gebruikt dat nummer alleen om je via WhatsApp om feedback te vragen.

Grondslag: jouw toestemming. Die geef je door je nummer achter te laten. Intrekken kan altijd. Laat je niets achter, dan verandert er niets aan je account.

Bewaren: je nummer staat in de EU (Supabase) tot je vraagt het te verwijderen. Mail daarvoor naar contact@griffel.ai. Verwijder je je account, dan verdwijnt je nummer ook.

Kanaal: stuurt Griffel je een bericht, dan gaat dat via WhatsApp van WhatsApp Ireland Limited, onderdeel van Meta. Vanaf dat moment verwerkt WhatsApp je nummer en het gesprek volgens het eigen privacybeleid van WhatsApp. WhatsApp ontvangt nooit meeting-inhoud.

Open je een pagina van griffel.ai, dan krijgt de hosting (Vercel) je IP-adres en technische gegevens, zoals je browser en de pagina die je opent. Dat is nodig om de site te tonen en te beveiligen.

De server van griffel.ai zoekt je IP-adres op in de openbare database van RIPE NCC en in het openbare domeinnamensysteem (DNS). Zo ziet Griffel of het adres bij het netwerk van een bedrijf hoort. Het IP-adres zelf bewaart Griffel niet en het gaat niet naar de app.

Hoort het adres bij een bedrijf, dan zet Griffel de naam van dat bedrijf en de pagina's die het bekeek in het eigen klantsysteem. Gewone thuis- en mobiele verbindingen herkent Griffel niet; daarvan bewaart Griffel niets. Is het bedrijf al klant, dan komt het bezoek bij die klant te staan.

Kies je in de cookiemelding voor Accepteren, dan krijgt je browser ook een willekeurig nummer. Stuur je daarna een bericht via het contactformulier, dan koppelt Griffel dat nummer aan je bericht. Zo ziet Griffel welke pagina's je bekeek, ook bij een volgend bezoek.

Grondslag: het gerechtvaardigd belang van Griffel om te weten welke bedrijven belangstelling hebben, zodat Griffel ze gericht kan benaderen. Voor het nummer in je browser: jouw toestemming. Wil je dit niet, mail dan naar contact@griffel.ai. Dan verwijdert Griffel de bezoeken en benadert Griffel je niet meer.

Meeting-inhoud heeft hier niets mee te maken: de website ziet die nooit.

Uitvoering van de overeenkomst: het maken en versturen van jouw notulen, je account en je abonnement.

Gerechtvaardigd belang: beveiliging, misbruikpreventie, het technisch laten werken van de dienst en weten welke bedrijven griffel.ai bezoeken.

Toestemming: statistiek-cookies en het bezoekersnummer op de website, het gebruik van je e-mailadres voor productupdates en je mobiele nummer voor een feedbackvraag via WhatsApp. Toestemming kun je altijd intrekken.

De inhoud van je meetings wordt uitsluitend binnen de Europese Unie verwerkt: op servers van Scaleway in Amsterdam en Parijs, bij AssemblyAI in de EU en bij Vertex AI (Google Cloud) in de EU. Voor subverwerkers met een moedermaatschappij buiten de EER gelden EU-standaardcontractbepalingen; meeting-inhoud wordt niet buiten de EU opgeslagen.

AssemblyAI maakt de transcriptie. Heb je in de app toestemming gegeven voor Vertex AI, dan maakt Vertex AI de vragen en de notulen, met AI-modellen van Anthropic (Claude) die Google zelf in de EU host. Zonder die toestemming, of als Vertex AI niet beschikbaar is, maakt AssemblyAI de vragen en de notulen via de LLM Gateway in de EU, met AI-modellen van Anthropic die bij Amazon Web Services (AWS) in de EU draaien. Is ook de LLM Gateway niet beschikbaar, dan maakt Griffel de vragen en de notulen met AI-modellen die Scaleway in de EU host.

In de app vraagt Griffel je om toestemming voordat je opname en transcriptie naar deze AI-diensten gaan, en opnieuw als die lijst verandert. Die keuze kun je altijd terugvinden en aanpassen onder Account.

Ook accountgegevens en statistieken worden op servers binnen de EU gehost. Alleen voor betalingen en abonnementsstatus (Stripe, RevenueCat, Apple App Store en Google Play) en voor de bezorging van pushmeldingen (Expo en Google Firebase Cloud Messaging) kunnen gegevens buiten de EU worden verwerkt; daarvoor gelden de wettelijke waarborgen zoals EU-standaardcontractbepalingen. Meeting-inhoud is daar nooit onderdeel van.

Scaleway (Frankrijk/Nederland): hosting, tijdelijke afgeschermde opslag tijdens verwerking, het technisch versturen van e-mail en, als laatste reserve, AI-modellen voor de vragen en de notulen (Scaleway Generative APIs, gehost in de EU). Verwerkt meeting-inhoud alleen tijdens de verwerking.

AssemblyAI (Verenigde Staten, verwerking in de EU): transcriptie van de opname en sprekerherkenning. Via de LLM Gateway op het EU-endpoint maakt AssemblyAI ook de vragen en de notulen, met AI-modellen van Anthropic (Claude), als je geen toestemming hebt gegeven voor Vertex AI of als Vertex AI niet beschikbaar is. AssemblyAI traint niet op je gegevens en verwijdert na de verwerking alles. Voor eventuele toegang vanuit de VS gelden EU-standaardcontractbepalingen.

Amazon Web Services (AWS, verwerking in de EU), subverwerker van AssemblyAI: host de AI-modellen van Anthropic waarmee AssemblyAI de vragen en de notulen maakt (Amazon Bedrock in de EU). Verwerkt meeting-inhoud alleen tijdens de verwerking.

Vertex AI (Google Cloud), verwerking in de EU: de vragen en de notulen, met AI-modellen van Anthropic (Claude) die Google zelf host. Griffel gebruikt Vertex AI alleen als je daar in de app toestemming voor hebt gegeven. Vertex AI draait voor Griffel in de EU-multiregio van Google Cloud: opslag en verwerking gebeuren in lidstaten van de EU. Contractpartij is Google Cloud EMEA Limited (Dublin, Ierland). Google traint niet op je gegevens. Anthropic krijgt geen toegang tot je gegevens. Verwerkt meeting-inhoud alleen tijdens de verwerking, met één uitzondering: markeert de automatische misbruikcontrole van Google een verzoek als mogelijk misbruik, dan mag Google dat verzoek, met de transcriptie, maximaal 90 dagen in de EU bewaren, zodat bevoegde medewerkers van Google het kunnen beoordelen.

Mislukt de verwerking van een meeting, dan bewaart Griffel de opname maximaal 24 uur om het opnieuw te proberen. Daarna wordt de opname verwijderd. Scaleway, AssemblyAI en AWS bewaren van een meeting alleen metadata, zoals tijdstippen en kosten, nooit de inhoud. Voor Google geldt hetzelfde, met de uitzondering hierboven.

Supabase (EU-hosting): accounts, inloggen en abonnementsgegevens. Ziet nooit meeting-inhoud.

Stripe (betalingen via web) en RevenueCat, Apple App Store en Google Play (mobiele abonnementen): afhandeling van betalingen en abonnementsstatus. Zien nooit meeting-inhoud.

PostHog (EU-hosting): anonieme gebruiksstatistieken van de app.

Expo en Google Firebase Cloud Messaging (Verenigde Staten): bezorging van pushmeldingen, bijvoorbeeld dat je notulen klaar staan. Ontvangen alleen een apparaattoken en de tekst van de melding, nooit meeting-inhoud.

Vercel (websitehosting): hosting van griffel.ai en, alleen met jouw toestemming, cookieloze bezoekstatistieken.

Je IP-adres zoekt de server van griffel.ai op bij RIPE NCC, de openbare registratie van IP-adressen in Europa. RIPE NCC is geen verwerker van Griffel en krijgt verder niets.

Met alle verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Griffel verkoopt nooit gegevens aan derden.

Meeting-inhoud: verwijderd direct na het versturen van de notulen. Mislukt een verwerking, dan bewaart Griffel de opname maximaal 24 uur om het opnieuw te proberen en verwijdert die daarna. Markeert de automatische misbruikcontrole van Google een verzoek aan Vertex AI (Google Cloud) als mogelijk misbruik, dan mag Google dat verzoek, met de transcriptie, maximaal 90 dagen in de EU bewaren, zodat bevoegde medewerkers van Google het kunnen beoordelen.

Accountgegevens: bewaard zolang je een account hebt. Verwijder je je account, dan worden je gegevens verwijderd.

Ontvangers van notulen: gewist zodra de bezorging is afgerond; alleen gehashte bezorg-metadata blijft bewaard.

Contact via de website: bewaard zolang dat nodig is om je vraag af te handelen.

Mobiel nummer voor feedback: bewaard tot je vraagt het te verwijderen, of tot je je account verwijdert.

Websitebezoeken van bedrijven: 12 maanden. Bezoeken met een browsernummer dat nog niet aan een bericht gekoppeld is: 30 dagen.

Facturatiegegevens: bewaard volgens de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar.

Alle verbindingen zijn versleuteld (TLS). Meeting-inhoud staat tijdens de verwerking in afgeschermde, niet-publieke opslag met strikt gescheiden toegangsrechten per systeemonderdeel: elk onderdeel kan alleen bij wat het nodig heeft.

In logbestanden wordt meeting-inhoud actief geweerd: er worden alleen statussen en technische codes gelogd, nooit wat er in je meeting is gezegd.

Meer over de opzet lees je op de pagina over privacy & security.

griffel.ai gebruikt alleen noodzakelijke opslag en, met jouw toestemming, cookieloze bezoekstatistieken en een bezoekersnummer. Er zijn geen advertentiecookies en geen tracking over andere sites. Zie de cookieverklaring voor het volledige overzicht en om je keuze aan te passen.

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering en overdraagbaarheid van je persoonsgegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking. Mail naar contact@griffel.ai en Griffel handelt je verzoek binnen 30 dagen af. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor organisaties is een verwerkersovereenkomst beschikbaar. Die accepteer je in de app of via de webomgeving; bij Business en Enterprise hoort hij standaard bij het abonnement.

Als deze privacyverklaring wijzigt, staat de nieuwe versie op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen word je per e-mail geïnformeerd.