Wat is een AI-notulist? Uitleg, voorbeelden en waar je op let

Een AI-notulist is software die een meeting opneemt, de audio omzet in tekst en daar automatisch notulen van maakt: wat is besproken, wat is besloten en wie doet wat. Je hoeft zelf niet meer mee te schrijven. Het resultaat staat meestal binnen enkele minuten na de meeting in je mail of in een dashboard.

Hoe werkt een AI-notulist?

Onder de motorkap doorloopt elke AI-notulist dezelfde drie stappen. De verschillen tussen tools zitten in hoe goed elke stap wordt uitgevoerd, en in wat er daarna met je data gebeurt.

• Opnemen. De audio van de meeting wordt vastgelegd. Dat gebeurt via een bot die in je videocall meedraait, of via een app op je telefoon die op tafel ligt.
• Transcriberen. Een spraakherkenningsmodel zet de audio om in tekst. Goede tools herkennen daarbij ook wie er aan het woord is (sprekerherkenning).
• Samenvatten. Een taalmodel leest de transcriptie en destilleert daaruit de notulen: onderwerpen, besluiten, actiepunten en open vragen.

Sommige tools stoppen na stap twee en leveren alleen een transcriptie. Dat is handig als je een letterlijk verslag nodig hebt, maar het is geen notulist. Een AI-notulist levert een leesbaar document dat je kunt doorsturen. Meer over de stappen lees je in notuleren met AI.

Welke soorten AI-notulisten zijn er?

Grofweg zijn er drie categorieën. Welke bij je past hangt vooral af van waar je meetings plaatsvinden.

• Bots voor videocalls. Tools als Otter.ai en Fireflies.ai sturen een virtuele deelnemer je Zoom-, Teams- of Google Meet-call in. De opname en transcriptie komen in een online werkomgeving terecht. Ze zijn Engels-first en gemaakt voor teams die vooral op afstand werken.
• Ingebouwd in je vergaderplatform. Microsoft Copilot notuleert Teams-meetings en zit in het Microsoft 365-ecosysteem. Handig als je hele organisatie in Teams werkt, maar het vraagt een aparte Copilot-licentie en werkt niet buiten Teams.
• Apps voor fysieke meetings. Je legt je telefoon op tafel en de app neemt op. Nederlandse voorbeelden zijn Notuly en Griffel. Deze categorie is gemaakt voor overleggen die aan tafel plaatsvinden: bij de klant, in de keet, in de spreekkamer.

De eerste twee categorieën houden op zodra je meeting niet in een videocall plaatsvindt. En dat geldt nog steeds voor een groot deel van de gesprekken die ertoe doen.

Wat staat er in goede notulen?

Goede notulen zijn geen verslag van alles wat gezegd is. Ze zijn kort, en ze beantwoorden drie vragen: wat hebben we besproken, wat hebben we besloten en wie doet wat voor wanneer. Een AI-notulist die dat goed doet levert een document dat je zonder bewerking kunt doorsturen.

• Datum, deelnemers en het doel van de meeting.
• Per onderwerp in een paar zinnen wat er is besproken.
• Besluiten, apart en herkenbaar opgesomd.
• Actiepunten met een naam en een deadline.
• Open vragen en wat er in de volgende meeting op de agenda staat.

Waar gaat een AI-notulist de mist in?

AI-notulen zien er altijd verzorgd uit. Dat is precies het risico. Een taalmodel maakt van een onduidelijke zin een nette zin, ook als de inhoud niet klopt. In Nederlandse meetings gaat het op drie plekken vaak mis.

Namen. Modellen die vooral op Engels zijn getraind maken van Sjoerd een Shirt en van Van der Meulen iets onherkenbaars. Bedragen en data. Vijftienduizend en vijftigduizend liggen in spraak dicht bij elkaar, net als 15 maart en 22 maart als er rumoer in de ruimte is. En gokken. Als twee mensen door elkaar praten of iemand een halve zin afmaakt, kiest een standaard AI-notulist zelf een interpretatie. Jij leest eroverheen omdat het er zo zeker uitziet.

Waar let je op bij het kiezen?

• Fysiek of online: werkt de tool met je telefoon op tafel, of alleen als bot in een videocall?
• Nederlands: test met een echte Nederlandse meeting, inclusief namen, vaktermen en bedragen.
• Controle op details: laat de tool zien wat onzeker was, of vraagt hij er zelfs naar?
• Bewaartermijn en locatie: waar staat de opname, hoe lang, en blijft de data in de EU? Voor de AVG is een korte bewaartermijn en verwerking binnen de EU het eenvoudigst.
• Waar de notulen terechtkomen: alleen in je mail, of in een dashboard waar meer mensen bij kunnen.
• Prijsmodel: per gebruiker, per meeting, of een vast bedrag per maand.

Lees ook of je een meeting mag opnemen, want een AI-notulist neemt altijd op en dat vraagt om toestemming van de deelnemers.

Hoe Griffel het anders doet

Griffel is een Nederlandse AI-notulist voor fysieke meetings. Je legt je telefoon op tafel, Griffel neemt op en herkent wie er spraken. Het verschil zit in wat er daarna gebeurt. Voordat Griffel de notulen maakt, stelt hij een paar korte vragen over wat onduidelijk was: was het budget 15.000 of 50.000, pakt Jan of Lisa de offerte op, is de deadline 15 of 22 maart. Jij tikt het juiste antwoord aan. Pas dan worden de notulen gegenereerd en gemaild.

Alle verwerking gebeurt op Europese servers met Europese AI-modellen. Direct na het versturen verwijdert Griffel de opname, de transcriptie en de notulen. Meer daarover lees je op de pagina over veiligheid en privacy.