Notuleren met AI: zo werkt het en waar je op moet letten

Notuleren is het minst geliefde onderdeel van elke meeting. Iemand moet meeschrijven, en die persoon doet daardoor half mee. AI kan dat schrijfwerk overnemen. Maar hoe werkt notuleren met AI precies, en waar moet je op letten voordat je er een tool voor kiest?

Zo werkt notuleren met AI

Elke AI-notulist doorloopt in de kern drie stappen:

• Opnemen. De meeting wordt opgenomen, via je telefoon op tafel of via een bot die in je videocall meedraait.
• Transcriberen. De audio wordt omgezet in tekst, waarbij het model probeert te herkennen wie wat zegt.
• Samenvatten. Een taalmodel destilleert uit de transcriptie de notulen: wat is besproken, wat is besloten en wie doet wat.

Het resultaat staat binnen enkele minuten klaar. Dat scheelt per meeting al snel een half uur tot een uur uitwerktijd, en niemand hoeft meer half mee te doen omdat hij zit te typen.

Waar het misgaat

In de praktijk zijn er drie plekken waar AI-notulen door de mand vallen. De eerste is de opname zelf: veel tools zijn gemaakt voor videocalls en verwachten een bot in Teams, Zoom of Meet. Zit je gewoon met vier mensen aan tafel, dan houdt het op.

De tweede is de taal. Modellen die vooral op Engels zijn getraind, maken in het Nederlands meer fouten - zeker bij namen, vaktermen en bedragen. Precies de details waar notulen om draaien.

De derde is het gokken. Een taalmodel maakt van een onduidelijke zin gewoon een nette zin - ook als de inhoud niet klopt. Werd het budget nu 50.000 of 15.000? Was de deadline eind maart of eind mei? Een standaard AI-notulist kiest er zelf een, en jij leest eroverheen omdat het er zo zeker uitziet.

Waar je op let bij het kiezen van een tool

• Fysiek of online: check of de tool werkt voor meetings aan tafel, of alleen voor videocalls.
• Nederlands taalbegrip: test met een echte Nederlandse meeting, inclusief namen en bedragen.
• Controle op details: kan de tool aangeven wat onzeker is, of vraagt hij er zelfs naar? Of levert hij alleen een gladde tekst af?
• Wat er met de opname gebeurt: wordt die bewaard op servers, en zo ja waar en hoe lang? Voor de AVG is verwerking binnen de EU en een korte bewaartermijn het eenvoudigst.
• Waar de notulen terechtkomen: in een dashboard waar meer mensen bij kunnen, of alleen bij jou.

Doorvragen maakt het verschil

De grootste beperking van AI-notulen is niet de techniek maar de werkwijze: het model moet raden wat je bedoelde. Griffel pakt dat anders aan. Na de meeting stelt Griffel een paar korte vragen over wat onduidelijk was - een naam, een bedrag, een deadline. Jij tikt het juiste antwoord aan, en pas daarna worden de notulen gemaakt. Daardoor kloppen ze, in plaats van dat ze kloppend ogen.

Griffel is bovendien gemaakt voor fysieke meetings: telefoon op tafel, opnemen, klaar. Alles wordt verwerkt op Europese servers en direct na het versturen van de notulen verwijderd.