Cliëntgesprekken vastleggen met AI: wat mag en wat werkt

Een cliëntgesprek vastleggen met AI mag, als je cliënt vooraf weet dat je opneemt en daarmee instemt, en als de tool de gegevens verwerkt op een manier die past bij de AVG. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens, dus de lat ligt hoger dan bij een gewone meeting. Praktisch komt het neer op drie dingen: toestemming vragen, een tool kiezen die niets onnodig bewaart, en de notulen controleren voordat ze het dossier in gaan.

Waarom goede gespreksnotities ertoe doen

Als coach, therapeut of zorgprofessional heb je na een gesprek twee dingen nodig: je aandacht tijdens het gesprek, en een goed verslag erna. Die twee bijten elkaar. Wie meeschrijft, luistert half. Wie niet meeschrijft, werkt het gesprek 's avonds uit en vergeet de helft. Het gevolg is bekend: een afspraak uit sessie drie die in sessie vijf niemand meer weet, of een naam van een huisarts die je moet nazoeken.

Een AI-notulist neemt het schrijfwerk over. Dat kan, maar juist in deze sector moet je een paar dingen goed regelen voordat je begint.

Mag je een cliëntgesprek opnemen?

Ja, met toestemming. Een gesprek tussen jou en een cliënt opnemen zonder dat de cliënt dat weet is in strijd met de AVG en met de vertrouwensrelatie die je beroep vraagt. Vraag het dus vooraf, leg uit wat er met de opname gebeurt en leg de toestemming vast. Bij gezondheidsgegevens verwerk je bijzondere persoonsgegevens, en daarvoor geldt in beginsel een verbod met uitzonderingen. Uitdrukkelijke toestemming is er daar een van; voor zorgverleners kan de behandelrelatie zelf een grondslag zijn. Welke grondslag voor jou geldt, check je bij je eigen jurist of functionaris gegevensbescherming. Een algemene uitleg staat in mag je een meeting opnemen.

Belangrijk om uit elkaar te houden: je dossierplicht en je notulen zijn twee verschillende dingen. Als zorgverlener ben je verplicht een dossier bij te houden met een wettelijke bewaartermijn. AI-notulen zijn een hulpmiddel om dat dossier te vullen, niet het dossier zelf. Wat je in het dossier opneemt bepaal jij, en de bewaartermijn van het dossier staat los van hoe lang een tool je opname bewaart.

Een werkwijze die in de praktijk werkt

• Vraag toestemming aan het begin van het gesprek en zeg concreet wat je doet: de telefoon neemt op, de notulen komen in je mail, de opname wordt daarna verwijderd. Leg de toestemming vast in het dossier.
• Leg de telefoon op tafel, tussen jullie in. Niet in je zak of naast een raam met verkeer.
• Noem namen en data hardop. Een verwijzing naar de huisarts, een medicijn of een vervolgafspraak komt beter in de notulen als je hem uitspreekt in plaats van erover heen praat.
• Controleer de notulen voordat je ze in het dossier zet. Let vooral op namen, doseringen, data en wie wat heeft afgesproken.
• Bepaal vooraf of de cliënt de notulen ook krijgt. Voor een coachingstraject is dat vaak prettig; in een behandelrelatie beslis je dat per situatie.

Wat je beter vermijdt

De meeste AI-notulisten zijn niet ontworpen met bijzondere persoonsgegevens in gedachten. Drie valkuilen komen steeds terug.

• Amerikaanse cloudtools. Tools als Otter.ai en Fireflies.ai zijn gebouwd rond videocalls en bewaren transcripties in een cloudwerkomgeving. Verwerking buiten de EU en bewaring van gezondheidsgegevens vraagt om extra waarborgen die je zelf moet regelen en kunnen onderbouwen.
• Audio bewaren. Een opname van een cliëntgesprek is gevoeliger dan de notulen die eruit volgen. Als de opname niet meer nodig is na het maken van de notulen, hoort hij weg te zijn.
• Notulen ongelezen doorsturen. AI maakt van een onduidelijke zin een nette zin. In een medische of therapeutische context kan dat een verkeerde dosering of een verkeerde afspraak opleveren. Lees altijd na.

Functies en voorwaarden van tools veranderen. Check altijd de actuele privacyverklaring en verwerkersovereenkomst van de aanbieder die je overweegt.

Hoe Griffel hierin past

Griffel is gebouwd rond het principe dat er na het versturen niets meer bestaat. Je legt je telefoon op tafel, Griffel neemt op en stelt daarna een paar korte vragen over wat onduidelijk was: een naam, een datum, een afspraak. Jij bevestigt, de notulen worden gemaild, en direct daarna verwijdert Griffel de opname, de transcriptie en de notulen van zijn servers. Er is geen archief en geen dashboard. Alle verwerking gebeurt in de EU met Europese AI-modellen. Voor praktijken en organisaties is in het Business-abonnement een verwerkersovereenkomst beschikbaar. Meer over de werkwijze lees je op Griffel voor zorg en veiligheid.

Ook de grenzen zijn helder. Griffel is geen dossier en geen EPD. Het geeft geen medisch advies en beoordeelt de inhoud van het gesprek niet. Wat in het dossier komt en hoe lang dat bewaard blijft, blijft jouw verantwoordelijkheid. Griffel neemt alleen het schrijfwerk over, zodat jij tijdens het gesprek kunt luisteren.