De beste notulen apps voor fysieke meetings in 2026

Wie zoekt naar een notulen app, vindt vooral tools voor videocalls: een bot die in je Teams- of Zoom-meeting meedraait en achteraf een verslag maakt. Maar de meeste meetings in Nederland zijn gewoon fysiek - aan tafel, in de bouwkeet, bij de klant. Daarvoor gelden andere eisen. Dit artikel zet op een rij waar je op let, en welke apps voor welke situatie zijn gebouwd.

Videocall-tools: sterk online, onbruikbaar aan tafel

De bekendste namen in AI-notuleren zijn Amerikaanse tools als Otter, Fireflies en tl;dv. Ze zijn gemaakt voor online meetings: ze koppelen met je agenda, sturen een bot je videocall in en bouwen een archief van transcripties en opnames dat je later kunt doorzoeken. Voor internationale teams die vooral in het Engels videobellen, is dat een volwassen categorie.

Voor Nederlandse fysieke meetings knelt het op drie punten. Er valt geen bot uit te nodigen als er geen call is. Nederlands taalbegrip is bij Engels-georiënteerde tools merkbaar zwakker, juist bij namen en bedragen. En je gesprekken worden bewaard op servers van Amerikaanse bedrijven - iets waar je AVG-technisch in elk geval goed naar moet kijken.

Apps voor fysieke meetings

Er is een kleinere categorie apps die de telefoon als microfoon gebruikt: op tafel leggen, opnemen, en de app maakt er notulen van. In Nederland is Notuly een bekende naam in deze categorie, met een app die op fysieke meetings en Nederlandse gebruikers is gericht. Griffel zit in dezelfde categorie, met een eigen aanpak op twee punten: doorvragen en verwijderen.

Waar je op let bij het kiezen

• Fysiek of online: kies een app die is gebouwd voor de meetings die jij echt hebt. Een videocall-bot helpt je niet aan tafel.
• Nederlands taalbegrip: test de app met een echte Nederlandse meeting en controleer namen, vaktermen en bedragen.
• Wat er met je opname gebeurt: wordt die bewaard in een archief, of na verwerking verwijderd? En gebeurt de verwerking binnen de EU?
• Controle op de inhoud: levert de app een gladde tekst die je maar moet vertrouwen, of wordt onduidelijkheid gecheckt voordat de notulen de deur uitgaan?
• Waar de notulen landen: in een dashboard met accounts en rechtenbeheer, of gewoon in de inbox van de deelnemers.
• Offline gebruik: in een kelder, keet of trein zonder bereik moet de opname gewoon doorlopen.

Waar Griffel voor kiest

Griffel is gemaakt in Nederland, voor fysieke meetings in het Nederlands. Twee keuzes maken het anders dan de rest. Ten eerste vraagt Griffel na de meeting door over wat onduidelijk was - een deadline, een bedrag, een naam - zodat de notulen kloppen in plaats van aannemelijk klinken. Ten tweede bewaart Griffel niets: de opname, de transcriptie en de notulen worden direct na het versturen verwijderd. De notulen bestaan alleen in de inbox van de deelnemers.

Welke app de beste is, hangt af van je situatie. Videobel je vooral in het Engels met een internationaal team, kijk dan naar de videocall-tools. Vergader je in het Nederlands aan tafel en wil je dat er niets van je gesprekken bewaard blijft, dan is Griffel daarvoor gebouwd. Proberen kost niets: de eerste 3 meetings per maand zijn gratis.